3. Van wie worden persoonlijke gegevens verwerkt?
De persoonlijke gegevens die verwerkt worden zijn afkomstig van verschillende categorieën van betrokkenen:
- Leden: alle personen die aangesloten zijn bij Solidaris.
- Medewerkers: zowel interne als externe, vrijwillige medewerkers ...
- Zorgverleners: artsen, verpleegkundigen, ziekenhuizen ...
- Leveranciers en dienstverleners
- Derden: alle personen die niet onder een van bovenstaande categorieën kunnen ingedeeld worden, maar die toch in contact komen met Solidaris en van wie bijgevolg persoonlijke gegevens verwerkt kunnen worden, zoals sollicitanten.
4. Welke persoonlijke gegevens worden verwerkt?
Afhankelijk van de diensten waarvoor je een beroep doet, kan Solidaris een aantal persoonlijke gegevens verwerken:
- Identificatiegegevens: naam, adres, rijksregisternummer ...
- Contactgegevens: telefoonnummer, e-mailadres ...
- Gevoelige persoonlijke gegevens: gezondheids- en medische gegevens, genetische gegevens, fysieke gegevens, psychische gegevens ...
- Financiële en administratieve gegevens: loongegevens, bankrekeningnummer ...
- Beroepsgegevens
- Karakteristieke gegevens: leeftijd, geslacht, burgerlijke staat ...
- Afbeeldingen: foto's, camerabeelden, documenten ...
- Geluid: opname van telefoongesprekken.
- Sociale gegevens: gegevens die voortvloeien uit de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, zoals historiek werkloosheid, derdebetalersattesten ...
- Digitale persoonlijke gegevens: e-mailadres, IP-adres ...
- Andere gegevens: gegevens die tevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze activiteiten of opgelegd werden door de wet, zoals gerechtelijke gegevens.
Alle persoonlijke gegevens die door ons verwerkt worden, ontvingen we ofwel via een wettelijk gereglementeerd doorgeefluik zoals de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, via een van onze partnerorganisaties, of van jou zelf. Dit kan zowel via direct contact met onze diensten als via onze digitale kanalen, zoals een contactformulier of websitecookies.
5. Waarom worden persoonlijke gegevens verwerkt?
We verwerken je persoonlijke gegevens voor verschillende doeleinden. Die zijn afhankelijk van de diensten waarop je een beroep doet en/of van de hoedanigheid (lid, medewerker, zorgverlener, bezoeker ...) waarin je met ons in contact komt.
5.1 De verplichte verzekering
Iedereen die in België woont of aan de Belgische sociale zekerheid is onderworpen, moet zich aansluiten bij een ziekteverzekering. Solidaris heeft, zoals alle ziekenfondsen, de wettelijke taak om te voorzien in een dergelijke verplichte verzekering op basis van:
- De wet van 6 augustus 1990 betreffende de ziekenfondsen en de landsbonden van ziekenfondsen.
- De gecoördineerde wet van 14 juli 1994 betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen.
Wanneer je je aansluit bij Solidaris, zullen een aantal gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van deze wettelijke verplichtingen. Dat omvat alle gegevens die nodig zijn om:
- Je dossier aan te maken en verder te beheren.
- Geneeskundige verstrekkingen terug te betalen.
- Je ziekte-uitkering op te starten en te beheren.
- Onze juridische opdrachten uit te oefenen, zoals bij terugvorderingen.
5.2 De aanvullende verzekering
Solidaris heeft ook de taak om te voorzien in een aanvullende verzekering die een aantal diensten inricht waarmee we mensen helpen, begeleiden en voorlichten om zo hun fysiek, psychisch en sociaal welzijn te bevorderen. De aansluiting bij deze aanvullende verzekering is verplicht voor alle personen aangesloten bij het ziekenfonds op basis van:
- De wet van 6 augustus 1990 betreffende de ziekenfondsen en de landsbonden van ziekenfondsen.
- De wet van 26 april 2010 houdende diverse bepalingen inzake de organisatie van de aanvullende ziekteverzekering.
Je persoonlijke gegevens worden verwerkt om te beoordelen of je je bijdragen correct betaald hebt, of je in aanmerking komt voor (een van) onze diensten en voordelen en om je te informeren over gezondheid en onze beschikbare diensten.
5.3 Gezondheidsbevordering
Ons ziekenfonds heeft de wettelijke opdracht om onze leden relevante gezondheidsinformatie te geven. De adviserend-artsen hebben verder de opdracht om advies, informatie en sociale begeleiding te verlenen. Zo zorgen ze er mee voor dat het lid de meeste geschikte verzorging en behandeling ontvangt tegen de beste prijs. Hiervoor mogen gegevens uit verschillende databanken gebruikt worden.
Deze wettelijke taken staan omschreven in:
- Artikel 3 van de wet van 6 augustus 1990 betreffende de ziekenfondsen en de landsbonden van ziekenfondsen.
- Artikel 153 van de gecoördineerde wet van 14 juli 1994 betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen.
5.4 De facultatieve verzekeringen
Solidaris biedt haar leden de mogelijkheid om zich aan te sluiten bij (een van) haar extra verzekeringen, zoals:
- De kostendekkende hospitalisatieverzekeringen KliniPlan en KliniPlanPlus.
- De forfaitaire hospitalisatieverzekeringen AHV Super en AHV Extra.
- De tandverzekering DentaPlan.
- De medische kosten verzekering ViviPlan.
Als je hiervoor kiest, hebben we uiteraard enkele persoonlijk gegevens nodig om je aanvraag te onderzoeken en te verwerken. Het ziekenfonds geeft deze gegevens in de hoedanigheid van verzekeringstussenpersoon door aan de verzekeringsmaatschappij van onderlinge bijstand (VMOB Solidaris Verzekeringen), die deze facultatieve verzekeringen beheert.
5.5 Uitvoering geven aan activiteiten en communicatie
Je gegevens kunnen ook gebruikt worden om je te informeren over onze nieuwe diensten, partnerorganisaties, toekomstige acties of evenementen.
Dit gebeurt enkel op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze werking en dienstverlening bekend te maken of wanneer je ons of een derde (bijvoorbeeld adressenbestandenmakelaars) hiervoor toestemming hebt gegeven.
De gegevens van niet-leden worden voor maximaal 3 jaar na ontvangst van de toestemming verwerkt en voor ex-leden tot 3 jaar na de dag van mutatie naar een ander ziekenfonds.
Je kan ons altijd laten weten dat je deze communicatie niet langer wil ontvangen. Dat kan ook via de uitschrijflink die zich onderaan in de elektronische communicatie bevindt. Eenmaal uitgeschreven, houden we rekening met je keuze om niet meer gecontacteerd te worden voor deze doeleinden.
5.6 Ondersteunende activiteiten van Solidaris
De verwerking van je persoonlijke gegevens is ook mogelijk wanneer Solidaris ondersteunende activiteiten uitoefent. Voorbeelden:
- Bij een audit die een verbetering van de kwaliteit van onze diensten beoogt.
- In het kader van studies om onze leden betere diensten aan te bieden ter bevordering van het fysiek, psychisch en sociaal welzijn.
6. Verstrekking aan derden
Onder bepaalde omstandigheden kan Solidaris gegevens doorgeven aan derde partijen. We doen dit alleen wanneer het noodzakelijk is om een van de hierboven beschreven doeleinden uit te voeren, wanneer het wettelijk verplicht is of op jouw verzoek.
Voorbeelden:
Autoriteiten
- Openbaar ministerie (parketten en arbeidsauditoraten) en rechtbanken in geval van geschillen
- De organen van de sociale zekerheid (RIZIV, FEDRIS, KSZ ...) voor de uitoefening van hun wettelijke taken
- De controledienst van ziekenfondsen (CDZ) in het kader van de uitoefening van hun wettelijke taken
Onze partnerorganisaties
- Mutas, onze partner voor dringende zorgen in het buitenland
- Solidaris Zorgkas
- VMOB Solidaris Verzekeringen
- i-mens, onze partner in zorg
- Coponcho, onze partner in mantelzorg
- De socioculturele vzw's JOETZ, S-Plus, S-Sport, Dito, Rebelle ...
Externe partijen
- Onze advocaten en gerechtsdeurwaarders in geval van geschillen
- Externe auditoren
- IT-dienstverleners
- Zorgverleners en -instellingen, bijvoorbeeld voor de mededeling van je verzekeringstoestand
- Andere ziekenfondsen in geval van een mutatie of transfer
- InterMutualistisch Agentschap in het kader van studies
We zijn wettelijk verplicht om alleen samen te werken met gegevensverwerkers die de privacywetgeving respecteren en die de passende maatregelen nemen om persoonlijke gegevens op een correcte manier te verwerken. Met elke verwerker wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten.
7. Verstrekking buiten de EU
Je persoonlijke gegevens kunnen worden doorgegeven buiten de Europese Unie, maar enkel als:
- Dit is voorzien in het kader van de verplichte verzekering.
- Je dit vraagt in het kader van een internationale overeenkomst.
- Het noodzakelijk is voor je vitale belangen.
- Je hiervoor uitdrukkelijke toestemming verleent.
8. Bewaring
We verwerken en bewaren je gegevens voor een termijn van 2 à 30 jaar, afhankelijk van de wettelijke verplichtingen. Voorbeelden:
- We bewaren je identificatiegegevens vanaf je inschrijving tot je mutatie naar een ander ziekenfonds en daarna tot 3 jaar, voor zover ze noodzakelijk zijn voor de uitoefening van onze taken.
- We bewaren je medische gegevens in het kader van de medische deontologie tot 30 jaar na je laatste contact met Solidaris.
- Na de instelling van een rechtsvordering bewaren we je gegevens zolang de procedure loopt.
Het aanvangspunt van deze termijn is afhankelijk van de specifieke wetgeving.
Wanneer je gegevens niet meer noodzakelijk zijn of er geen gerechtvaardigd belang meer is, zal Solidaris je gegevens niet meer verwerken.
9. Beveiliging
Solidaris waarborgt de vertrouwelijkheid van je persoonlijke gegevens. Alle gepaste technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om voorvallen zoals aantasting, verlies, vernietiging of openbaarmaking te voorkomen.
Indien er toch een gegevenslek zou ontstaan, zullen we onze verantwoordelijkheid opnemen om dit zo snel mogelijk op te lossen. In geval van ernstige gegevenslekken zullen de getroffen personen en de toezichthoudende autoriteit op de hoogte gebracht worden.
